I SERVIZI OFFERTI
L’attività in oggetto può essere suddivisa in due fasi distinte: la prima, relativa al processo di adozione del modello organizzativo e la successiva relativa alla gestione dello stesso modello.
A. Adozione del Modello Organizzativo.
Con riferimento alla prima fase (prima adozione del modello organizzativo) le principali attività da svolgere sono sostanzialmente:
1. analisi approfondita dell’organizzazione aziendale esistente (anche tramite interviste e questionari);
2. identificazione delle aree di rischio in relazione alle fattispecie di reato previste dal D.Lgs. 231/01;
3. definizione delle aree di intervento;
4. predisposizione, adattamento e implementazione delle procedure aziendali volte alla prevenzione dei reati;
5. redazione del codice etico;
6. redazione del modello organizzativo (parte generale, parti speciali);
7. prima formazione dei soggetti destinatari del Modello Organizzativo;
Si segnala che il costo del servizio in oggetto è influenzato dalla esistenza di un sistema di procedure già strutturato e, in generale, dal livello di organizzazione aziendale presente nella società.
Si precisa che l’approccio standard non prevede la predisposizione di protocolli, procedure, attività di formazione e qualsiasi altra attività connessa alla normativa sulla sicurezza sui luoghi di lavoro (D. Lgs. 81/2008) e al Sistema di Gestione Sicurezza in generale, e a eventuali giudizi sulla sua idoneità.
Qualora ci fosse questa necessità, STUDI COLLEGATI 231 si avvale della collaborazione dell’Ing. Massimiliano Brach del Prever, del quale può essere visionato il ricco curriculum alla pagina apposita.
Lo svolgimento dell’incarico comporterà l’esame della documentazione aziendale esistente [a titolo esemplificativo, Statuto Sociale, Procure e deleghe, Organigramma, Manuale delle procedure (ove esistente), Concessioni, licenze, autorizzazioni della PA previste per lo svolgimento dell’attività aziendale, Eventuale normativa specifica di riferimento per lo svolgimento dell’attività, bilancio di verifica, Documento di valutazione dei rischi ai sensi del TUS, ecc.].
Sarà altresì necessario effettuare una serie di incontri/interviste con i responsabili di funzione interni anche mediante compilazione di appositi questionari.
Si sottolinea fin d’ora che è di fondamentale importanza che le informazioni fornite nelle fasi di indagine sopra richiamate, siano corrette e complete. In caso contrario si rischia di compromettere la adeguatezza del Modello Organizzativo nonché la sua efficacia esimente in caso di commissione di reati ex D.Lgs 231/2001. Per tali ragioni, viene espressamente specificato che i legali rappresentanti ed i soggetti intervistati si assumo la responsabilità della veridicità delle informazioni fornite.
Terminata la predisposizione del Modello Organizzativo (e del Codice Etico se non esistente) lo stesso verrà sottoposto all’organo amministrativo, il quale, dopo averne attentamente verificato i contenuti e la loro rispondenza alla realtà aziendale, lo adotta nominando contestualmente l’Organismo di Vigilanza ai sensi di quanto previsto dall’art. 6 D. Lgs 231/2001.
Contestualmente alla consegna del modello la società è autorizzata ad utilizzare sulla corrispondenza sociale (senza corresponsione di alcun corrispettivo), a soli fini informativi, il marchio registrato sotto riprodotto. Tale marchio, che e’ e resta di esclusiva proprietà di soggetti facenti parte di Studi Collegati 231, potrà essere utilizzato fino alla prima modifica che verrà apportata al modello o fino a quando non ne verrà diffidato l’uso da parte dei registratari.
Il marchio da utilizzare sulla corrispondenza è visibile alla apposita pagina del presente sito.
B. Gestione del Modello Organizzativo – Organismo di Vigilanza e aggiornamento del Modello
In fase di gestione del modello organizzativo, l’azienda dovrà garantire il mantenimento dell’efficacia del modello stesso nel prevenire i comportamenti non voluti, verificandone nel tempo l’adeguatezza, l’aggiornamento e l’applicazione. Costituiscono tipici momenti di intervento sulla struttura del Modello, di cui l’azienda dovrà sostenere i relativi costi, i mutamenti della struttura organizzativa della società, l’accertamento di violazioni del Modello e le modifiche delle norme in materia (tipicamente l’introduzione di nuovi reati presupposto ex D.Lgs 231/2001).
In tali ambiti svolge la propria attività l’Organismo di Vigilanza il quale deve ricevere le informazioni rilevanti da parte di tutte le funzioni aziendali coinvolte e segnala all’organo amministrativo (che resta l’unico titolare del relativo potere di intervento) la necessità di adeguare il Modello o di irrogare sanzioni nel caso di sue violazioni.
La gestione del modello comporta quindi il sostenimento dei costi di funzionamento dell’Organismo di Vigilanza (monocratico o collegiale) ed i costi relativi all’attività di controllo (audit), quando non svolta direttamente dall’organismo di vigilanza. Infatti, è compito dell’organismo di vigilanza assicurare che le procedure aziendali, adottate in attuazione del D.Lgs. 231/01, una volta approvate, siano effettivamente seguite dalle strutture aziendali; ciò avverrà con opportuni interventi di audit, svolti ricorrendo alle competenze professionali interne (ad esempio con uno specifico mandato conferito alla funzione di internal audit) o ricorrendo a professionisti esterni.
Studi Collegati 231, attraverso i suoi professionisti, svolge con assiduità l’incarico di Organismo di Vigilanza ai sensi del D. Lgs. 231/2001.
C. Gestione del Modello Organizzativo – La formazione dei Dirigenti e degli a altri dipendenti
L’efficace adozione e applicazione del Modello prevede che sia svolta una continua ed efficace attività di formazione sui contenuti del Modello che dovrà essere adeguatamente documentata.
Studi Collegati 231, attraverso i suoi professionisti, svolge con assiduità la formazione ai dipendenti delle società clienti.
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I DOCUMENTI NECESSARI E UTILI PER UNA PRIMA VALUTAZIONE SULL’OPPORTUNITA’ DI ADOZIONE DI UN MODELLO ORGANIZZATIVO E SUI COSTI DI REDAZIONE
La documentazione da fornire ai propri consulenti per una valutazione preliminare al fine della costruzione di un efficace modello organizzativo è la seguente:
− Statuto
− Procure e deleghe
− Organigramma
− Manuale della qualità
− Manuale delle procedure
− Mansionario (job description)
− Concessioni, licenze, autorizzazioni della PA previste per lo svolgimento dell’attività aziendale
− Eventuale normativa specifica di riferimento per lo svolgimento dell’attività
− Contratti con enti pubblici
− Bilancio e relazione della società di revisione (o collegio sindacale)
− Documento di valutazione dei rischi ai sensi della legge 626
− Altri documenti in materia di sicurezza (L. 494, T.U.S., … )
− Codice etico
− Contratto collettivo nazionale
− Partitario clienti e fornitori
Infine, si impone una raccomandazione: la trasmissione della documentazione di cui al precedente prospetto deve essere il più completa ed esatta possibile, in modo che la situazione che ne emerge sia rispondente alla realtà di fatto esistente.
Si ricorda, infatti, che il modello viene redatto sulla base della documentazione in questione e sulle informazioni fornite, di cui dunque si presume la correttezza e completezza, non prevedendosi verifiche o sopralluoghi atti ad accertare la rispondenza della documentazione alla realtà aziendale.
Si fa presente che una eventuale discrepanza tra la documentazione e la realtà aziendale finirebbe per avere conseguenze sull’efficacia dei modelli stessi.
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